Assistant Professional Location Manager

Assistant Professional (Location manager)
Contract:
Initial 1 Year contract - High chance of this becoming a permanent position Working Hours:
40 hours per week (Mon - Fri, 8 hours per day)
Start Date:
As soon as possbile Your profile Bachelor’s Degree 3 to 5 years (prior) experience in a similar role Extensive experience in organizing and coordinating business operations and procedures to ensure organizational effectiveness and efficiency.
Efficient task delivery within demanding schedules and tight deadlines Must possess exceptional communication skills and have experience dealing with high level executives / internal customers.
Microsoft office proficiencies including Microsoft Excel, Word, Outlook, and PowerPoint Basic knowledge of SAP Preferred Bilingual (FR-EN)
Travel required.
Your responsibilities Reporting to the Head of Real Estate, the candidate will be responsible to:
Provide effective and efficient administrative support for Real Estate team.
Share Energy - Internal Room and Desk Booking Tool - Coordinate Initial set up with Creation Team and provide administrative support to each site.
Maintain and update all real estate databases, portfolio tools, and legal documentation for the assigned properties for the Canadian portfolio.
scheduling and coordinating meetings.
Coordination of activities with internal and external facility management team assistance to internal customers - including redirecting phone/email inquiries to appropriate personnel.
Assist in the development of reports/ presentations Provide status reports, dashboards, and presentation materials for stakeholders, while maintaining the SharePoint site, document repository, and commitment tracking logs Format/create/distribute Posters/emails as required using templates provided Ability to coordinate/lead small projects.
Provide order processing support for creating vendor’s shopping carts/processing invoices Support Vendor management & Onboarding Travel Management / quality gate for expense report Prepare monthly and ad hoc reports such as AM  KPIs Coordinate and facilitate status meetings, capacity reviews, and collaboration sessions.
Prepare meeting agendas, minutes, action logs, and follow-up communications, while tracking risks, assumptions, dependencies, and open actions affecting delivery commitments.
Escalate missing approvals, overdue actions or incomplete reporting to the accountable owner.
Ability to manage multiple priorities and deadlines in a fast-paced environment, with high attention to detail and strong discipline in documentation.
Your opportunities for personal growth Build strong partnerships with Senior Management team through clear and consistent teamwork to reach a common goal.
Career growth and development opportunities; supportive work culture Gestionnaire de site PARLONS DE VOUS Votre profil Baccalauréat De 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire Expérience en organisation et en coordination des activités et des procédures opérationnelles afin d’assurer l’efficacité et l’efficience de l’organisation.
Capacité à exécuter efficacement les tâches dans le respect d’échéanciers exigeants et de délais serrés Excellentes aptitudes en communication et expérience auprès de cadres supérieurs et de clients internes.
Maîtrise de Microsoft Office, notamment Excel, Word, Outlook et PowerPoint Connaissance de base de SAP Bilinguisme français-anglais souhaité Déplacements requis.
Vos responsabilités Relevant du responsable de l’immobilier, la personne titulaire du poste aura les responsabilités suivantes :
Fournir un soutien administratif efficace à l’équipe de l’immobilier.
Share Energy — outil interne de réservation de salles et de postes de travail — coordonner la configuration initiale avec l’équipe de mise en œuvre et fournir un soutien administratif à chaque site.
Tenir à jour toutes les bases de données immobilières, les outils de gestion du portfolio et les documents juridiques relatifs aux propriétés attribuées du portfolio canadien.
Planifier et coordonner les réunions.
Coordonner les activités avec les équipes internes et externes de gestion des installations.
Aider les clients internes, notamment en acheminant les demandes reçues par téléphone ou par courriel au personnel approprié.
Contribuer à l’élaboration de rapports et de présentations.
Fournir des rapports, des tableaux de bord et des présentations, tout en tenant à jour le site SharePoint, l’entreposage des documents et les registres de suivi des engagements.
Mettre en forme, créer et distribuer, au besoin, des affiches et des courriels à l’aide des modèles fournis.
Être en mesure de coordonner ou de diriger des petits projets.
Fournir un soutien au traitement des commandes, notamment pour la création des paniers d’achat des fournisseurs et les traitements des factures.
Soutenir la gestion et l’intégration des fournisseurs.
Réserver les voyages professionnels et effectuer le contrôle de la qualité des notes de frais.
Préparer des rapports mensuels e